Papīra diploms digitālajā laikmetā: Notāra ceļš uz e-Apostille un dokumentu atzīšana ES

Trauksme pirms lielā soļa: Dokumentu lavīna un jautājums par digitālo atrisinājumu

Daudziem no mums sapnis par dzīvi, studijām vai darbu ārvalstīs ir saistīts ne tikai ar aizraujošām iespējām, bet arī ar zināmu birokrātisko slogu. Viena no būtiskākajām prasībām, dodoties uz citu valsti, nereti ir nepieciešamība apliecināt savu iegūto izglītību. Vecais labais papīra formāta augstskolas diploms, kas gadiem krājis putekļus plauktā, pēkšņi kļūst par zelta vērtu dokumentu. Taču pasaulē, kurā dominē digitalizācija un attālināti pakalpojumi, dabiski rodas jautājums – vai šo fizisko dokumentu var pārvērst elektroniskā formā, ko varētu ērti nosūtīt un kas būtu juridiski saistoša svešā zemē? Un vai notārs var palīdzēt šo pārtapšanas brīnumu veikt, apliecinot elektronisko versiju ar starptautiski atzītu Apostille?

Notāra loma digitālajā laikmetā: Ko var un ko nevar apliecināt?

Latvijas zvērinātie notāri jau labu laiku ir ienākuši digitālajā vidē, piedāvājot virkni attālinātu pakalpojumu un strādājot ar elektroniskiem dokumentiem . Viņu pamatfunkcija, runājot par dokumentu kopijām, ir apliecināt, ka konkrēta kopija (vai noraksts) precīzi atbilst oriģinālajam dokumentam . Tas nozīmē, ka notārs var apliecināt papīra dokumenta papīra kopiju, garantējot tās autentiskumu attiecībā pret oriģinālu. Bet kā ir ar digitālo pasauli? Vai notārs var paņemt jūsu papīra diplomu, to ieskenēt un radīt jaunu, juridiski apliecinātu elektronisku dokumentu, kas spētu pilnvērtīgi aizstāt oriģinālu?

Šeit slēpjas būtiska nianse. Lai gan notāri var strādāt ar elektroniskiem dokumentiem un apliecināt elektroniskus parakstus, process, kurā papīra dokuments tiek “pārvērsts” par juridiski saistošu elektronisku oriģinālu ar notāra gādību, nav vienkārša skenēšana un elektroniska zīmoga uzlikšana. Notārs, apliecinot dokumentu atvasinājumus (kopijas, norakstus), apliecina to atbilstību oriģinālam . Ja jūs iesniedzat papīra dokumentu, notārs var apliecināt tā papīra kopiju. Elektroniskā vidē valsts iestādēm var iesniegt papīra dokumentu elektroniski apliecinātus atvasinājumus, kas nozīmē ieskenētu dokumentu, kam pievienots ar elektronisko parakstu apliecināts paziņojums par kopijas pareizību . Taču tas joprojām ir *atvasinājums* jeb kopija, nevis jauns elektronisks *oriģināls* ar tādu pašu juridisko spēku kā papīra oriģinālam.

Apostille ceļš: No papīra uz digitālo realitāti

Apostille ir starptautisks apliecinājums, kas apstiprina publiska dokumenta (piemēram, diploma) īstumu, lai to varētu izmantot citās Hāgas konvencijas dalībvalstīs . Lieliska ziņa ir tā, ka kopš 2019. gada 1. jūlija Latvijas zvērināti notāri ir pilnvaroti izsniegt Apostille, un tas notiek elektroniski – kā e-Apostille . Šī e-Apostille nav fiziska uzlīme, bet gan ieraksts elektroniskā reģistrā, kura autentiskumu var pārbaudīt tiešsaistē jebkurā pasaules malā .

Tomēr jautājums paliek: kuram dokumentam tiek pievienota šī e-Apostille? Vai tā tiek piestiprināta tieši pie papīra oriģināla, vai pie notāra apliecinātas papīra kopijas, vai tomēr pie digitālā faila, kas iegūts skenējot? Praksē notārs, veicot Apostille apliecināšanu, pārbauda dokumentu izdevušās amatpersonas paraksta un zīmoga īstumu . Tas nozīmē, ka notāram ir jāstrādā ar *pašu dokumentu*, kura autentiskums tiek apliecināts. Visbiežāk tas ir dokumenta papīra oriģināls vai notariāli apliecināta tā papīra kopija . E-Apostille kā elektronisks apliecinājums tiek piesaistīta šim pamatdokumentam. Tādējādi, lai saņemtu Apostille savam diplomam, visticamāk, jums būs nepieciešams uzrādīt notāram papīra oriģinālu vai iepriekš notariāli apliecinātu papīra kopiju, kam tad elektroniskā formā tiks piesaistīta Apostille.

Elektroniskas kopijas aizstāšanas spēks ES: Cerība vai ilūzija?

Lūk, nonākam pie emocionāli sāpīga punkta – kas notiek, ja oriģinālais diploms tiek pazaudēts vai neatgriezeniski bojāts? Vai iepriekš sagatavota notariāli apliecināta elektroniska kopija varētu glābt situāciju un aizstāt oriģinālu Eiropas Savienībā? Diemžēl atbilde parasti ir nē. Notariāli apliecināta kopija, neatkarīgi no tās formāta (papīra vai digitālā), ir tikai apliecinājums tam, ka kopija konkrētajā brīdī atbilda oriģinālam . Tā nedod kopijai oriģināla juridisko spēku. Ja oriģinālais dokuments ir zudis, vienīgā pareizā rīcība ir vērsties izglītības iestādē, kas to izdevusi, un pieprasīt dokumenta dublikātu . Tas ir juridiski pareizais un drošākais ceļš, lai atjaunotu savu izglītību apliecinošo dokumentu.

Eiropas Savienībā notiek aktīvs darbs pie digitālo kvalifikācijas apliecinājumu sistēmu attīstības, piemēram, ar Europass digitālajiem apliecinājuma dokumentiem . Šīs iniciatīvas mērķis ir atvieglot kvalifikāciju atzīšanu starp dalībvalstīm, izmantojot drošus elektroniskus formātus, ko izdevušas pašas izglītības iestādes. Tomēr šādas sistēmas vēl nav visaptverošas, un daudzas iestādes ārvalstīs joprojām sagaida tradicionālus dokumentus vai to notariāli apliecinātas kopijas ar Apostille.

Prakstiski padomi ceļā uz ārzemēm

Ņemot vērā visu iepriekš minēto, ja plānojat doties uz citu valsti un jums nepieciešams apliecināt savu izglītību, svarīgākais solis ir savlaicīgi noskaidrot konkrētās iestādes (augstskolas, darba devēja, valsts iestādes) prasības attiecībā uz dokumentu formātu un nepieciešamajiem apliecinājumiem. Vai viņi pieņem notariāli apliecinātu papīra kopiju ar Apostille? Vai viņiem ir nepieciešams pats oriģināls? Vai viņi atzīst digitālos dokumentus un, ja jā, kādā formātā un ar kādiem apliecinājumiem?

Notārs Latvijā var palīdzēt jums sagatavot papīra diploma notariāli apliecinātu papīra kopiju un piesaistīt tai elektronisko Apostille. Notāri var veikt arī attālinātas darbības, kas varētu būt ērti, ja jau atrodaties ārvalstīs . Taču ir būtiski saprast, ka notariāli apliecināta skenēta dokumenta kopija pati par sevi, bez saistītas Apostille un skaidras saņēmējvalsts iestādes akcepta, visticamāk, neaizstās oriģinālo dokumentu, īpaši ne tā zuduma gadījumā.

Emociju virpulī: Drošība un pārliecība

Domājot par dokumentu sagatavošanu ceļam uz nezināmo, mūs bieži pārņem satraukums un vēlme visu nokārtot pēc iespējas ātrāk un ērtāk. Digitālie risinājumi šķiet vilinoši, solot vieglumu un pieejamību. Taču juridiski jautājumi, īpaši saistībā ar dokumentu autentiskumu un atzīšanu starptautiskā līmenī, ir smalks mehānisms, kurā katrai detaļai ir nozīme. Notāra apliecinājums un Apostille ir paredzēti, lai radītu uzticību un juridisko drošību. Lai justos patiesi droši un pārliecināti, dodoties pretim jaunām iespējām ārzemēs, ir vērts ieguldīt laiku precīzu prasību noskaidrošanā un dokumentu sakārtošanā atbilstoši šīm prasībām, izmantojot zvērināta notāra pakalpojumus pārdomāti un mērķtiecīgi.